Jednego dnia magazyn obsługuje kilkaset zamówień, a następnego ich liczba wzrasta dwukrotnie. Pracownicy nie nadążają z kompletacją, wydłuża się czas wysyłki, a kierownicy próbują ratować sytuację nadgodzinami. Gdy zamówień ubywa, pojawia się odwrotny problem – utrzymywanie zbyt licznego zespołu generuje niepotrzebne koszty. Jak zaplanować obsadę magazynu, aby sprawnie reagować na zmienne obciążenie pracą?
Jak przewidzieć zapotrzebowanie na pracowników magazynowych?
Planowanie zatrudnienia warto rozpocząć od analizy liczby zamówień z poprzednich tygodni i miesięcy. Pomocne będą również dane z analogicznych okresów ubiegłych lat, harmonogramy promocji oraz prognozy sprzedaży.
Sama liczba zamówień nie wystarczy jednak do oszacowania potrzeb kadrowych. Znaczenie ma również ich struktura. Obsługa stu zamówień zawierających pojedyncze produkty zajmuje mniej czasu niż przygotowanie tej samej liczby przesyłek składających się z kilkunastu pozycji.
Dlatego należy analizować liczbę kompletowanych pozycji, czas pakowania oraz obciążenie poszczególnych stref magazynu.
Jak obliczyć liczbę pracowników potrzebnych na zmianie?
Podstawą planowania obsady magazynu jest znajomość rzeczywistej wydajności zespołu. Można ją określić na podstawie liczby produktów kompletowanych w ciągu godziny, przygotowanych paczek lub obsłużonych palet.
Przykładowo, jeśli magazyn musi skompletować 1200 pozycji zamówień, a średnia wydajność wynosi 60 pozycji na roboczogodzinę, sama kompletacja wymaga około 20 roboczogodzin.
Do obliczeń trzeba doliczyć czas potrzebny na transport wewnętrzny, uzupełnianie towaru, przerwy oraz inne obowiązki. Należy też uwzględnić absencje i niższą wydajność osób rozpoczynających pracę.
Stały zespół czy pracownicy tymczasowi?
Utrzymywanie liczby etatów odpowiadającej największemu sezonowemu obciążeniu może znacząco zwiększać koszty zatrudnienia. Z kolei zbyt mały zespół utrudnia terminową realizację zamówień.
Rozwiązaniem jest połączenie stałej obsady z personelem angażowanym w okresach większego zapotrzebowania. Stali pracownicy odpowiadają za bieżące funkcjonowanie magazynu, natomiast dodatkowe osoby mogą wspierać kompletację, pakowanie, sortowanie i przygotowywanie wysyłek.
W takim modelu pomocny okazuje się leasing pracowników, który umożliwia przedsiębiorstwom pozyskanie personelu bez konieczności samodzielnego prowadzenia całego procesu rekrutacyjnego.
Dlaczego plan zmian powinien uwzględniać godziny największego obciążenia?
Zapotrzebowanie na personel zmienia się również w ciągu dnia. W magazynach obsługujących handel internetowy największe natężenie pracy często pojawia się przed godzinami odbioru przesyłek przez przewoźników.
Dlatego nie zawsze opłaca się utrzymywać identyczną liczbę pracowników na każdej zmianie. Lepszym rozwiązaniem może być zwiększenie obsady w godzinach intensywnej kompletacji i ograniczenie jej podczas spokojniejszych okresów.
Harmonogram trzeba przy tym dostosować do przepisów dotyczących czasu pracy i odpoczynku.
Jak przygotować dodatkowych pracowników na wzrost liczby zamówień?
Nawet dobrze zaplanowana rekrutacja nie przyniesie oczekiwanych rezultatów, jeśli nowe osoby nie poznają organizacji magazynu.
Przed rozpoczęciem pracy należy przygotować stanowiska, przeprowadzić wymagane szkolenia i jasno określić zakres obowiązków. Proste zadania, takie jak pakowanie czy etykietowanie, zwykle wymagają krótszego wdrożenia niż obsługa specjalistycznego sprzętu.
Pomaga także wcześniejsze ustalenie z agencją pracy liczby potrzebnych osób, terminów rozpoczęcia zatrudnienia oraz wymagań wobec kandydatów.
Elastyczna obsada magazynu bez niepotrzebnych przestojów
Skuteczne planowanie personelu wymaga regularnego porównywania prognoz z rzeczywistą liczbą zamówień. Pozwala to odpowiednio wcześnie zwiększać obsadę lub ograniczać dodatkowe zatrudnienie bez nadmiernego obciążania stałego zespołu.
W agencji pracy tymczasowej CLEAN wspieramy przedsiębiorstwa w pozyskiwaniu pracowników magazynowych, pakowaczy i operatorów wózków widłowych. Zachęcamy do zapoznania się z naszą ofertą i kontaktu, aby omówić możliwości dostosowania zatrudnienia do zmiennego zapotrzebowania magazynu.